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Pourquoi Microsoft Project n’est pas le meilleur logiciel de gestion de projet. Les 13 raisons

logo microsoft projectLancé en 1986, Microsoft Project a été l’un des premiers logiciels de gestion de projet à être mis à la disposition du grand public. Avec son interface de type Excel et ses diagrammes de Gantt WYSIWYG, il s’est rapidement imposé. Aujourd’hui, il est devenu la norme de facto avec 66 % des parts de marché et des millions d’utilisateurs. Il était donc difficile pour nous de ne pas aborder ce logiciel dans notre comparatif.

En testant ce logiciel, il est apparu de manière flagrante que le temps avait changé depuis sa conception. Il existe aujourd’hui beaucoup de meilleures alternatives à Microsoft Project. À l’inverse de Microsoft project, ces alternatives sont faciles à utiliser et peu coûteuses.

Dans cet article, nous allons examiner quelques-uns des problèmes importants de MS Project. Même si vous avez décidé d’utiliser Microsoft Project parce que vous l’avez déjà installé sur votre ordinateur, vous devriez lire cet article pour comprendre ce que vous ratez.

1. Une solution de bureau – pas d’accès à tout moment et en tout lieu

Microsoft Project ne fonctionne que sur Microsoft Windows.

Il ne fonctionne pas sur les téléphones mobiles, les tablettes, les appareils apple. Aujourd’hui, alors que Microsoft Windows n’est plus omniprésent, cela est très limitant. Cela signifie également qu’il ne peut donc pas être accessible à tout moment et en tout lieu.

Oui, il existe l’option Microsoft Project Server, mais elle est coûteuse à mettre en place et à maintenir. L’intégration prend des mois. De plus, les licences sont extraordinairement complexes et difficiles à comprendre.

2. Complexe et peu intuitif

Microsoft Project est puissant mais compliqué. Il y a trop d’options et de concepts qu’il est pratiquement impossible de maîtriser. Même après une formation rigoureuse, les utilisateurs ne savent pas comment l’utiliser correctement. Par exemple, il est difficile de savoir s’il faut ajouter une contrainte, ou une dépendance avec un délai, ou s’il faut planifier une tâche manuellement. De nombreuses options ne correspondent pas à un usage actuel, et semblent artificielles et peu utiles.

Certains managers essaient d’utiliser toute la puissance de ce logiciel, mais une semaine plus tard, ils ne savent plus retrouver l’ensemble des informations en liens avec un projet, ils essaient de modifier un champ, et un autre champ s’en trouve impacté, il essaye d’ajuster les paramètres mais une cascade de conséquences non souhaitaient en découle. En un mot: « C’est frustrant ».

En outre, peu d’aide est fournie à l’utilisateur et nombreux sont ceux qui se grattent la tête ou qui perdent leur temps dans les forums de Microsoft Project.

Pour les utilisateurs qui ont un esprit analytique et ont été bien formés, cela peut fonctionner, mais les autres se concentrent sur l’exécution de leur travail et non sur l’apprentissage d’un autre outil.

3. Pas d’audit, les modifications ne sont pas tracées.

Les managers peuvent modifier les dates des tâches d’un projet sans laisser de trace. Ce manque de transparence peut être préjudiciable si il n’est pas possible de connaître la raison de ces modifications dans un projet en cours : qui les a effectuées? Pourquoi? Est-ce justifié? Ce serait formidable si il était simplement possible de cliquer sur un bouton dans une tâche pour obtenir l’historique de ces modifications.audit microsoft project

4. Fonctionnement par « % » non intuitif

Lorsqu’une équipe travaille sur un projet, la façon naturelle de s’organiser est d’attribuer à chaque participant une tâche définie et de donner un délai de réalisation en fonction de la tâche à réaliser. Par exemple, un manager doit pouvoir allouer 20 heures à Joe et 10 heures à Mark pour réaliser leurs tâches. Vous ne pouvez pas allouer les ressources de cette manière dans Microsoft Project. Dans Microsoft Project, vous devez saisir l’effort total et allouer les ressources en %. Ce % n’est pas la proportion du travail effectué, mais le temps qu’ils vont travailler par jour sur la tâche. Ceci n’est pas intuitif.

5. Il est difficile de penser en % de réalisation

Les ressources éprouvent de grandes difficultés à indiquer le « pourcentage d’achèvement » d’une tâche. Prenons un exemple : si on vous a attribué 30 heures de travail, que vous avez passé 25 heures et qu’il vous reste 10 heures de travail, quel est le pourcentage d’achèvement ? Pas facile, n’est-ce pas ?

Au lieu de demander à la personne travaillant sur une tâche les heures restantes, et au système de calculer le pourcentage d’avancement, le système veut que l’utilisateur calcule le pourcentage d’avancement. Ce n’est pas intuitif. Dans une étude que nous avons menée, nous avons constaté que la plupart des ressources ne remplissent jamais le pourcentage intermédiaire de réalisation. Elles indiquent que leur tâche est terminée lorsqu’elle est terminée.

6. Pas d’alertes ou de rappels par e-mail

Aujourd’hui, avec la multitude d’actions à réaliser, il est crucial d’être rappelé des événements importants, par exemple, les tâches qui ont dépassé le délai de réalisation, les tâches non commencées parce que les précédentes ne sont pas finalisées, les tâches qui sont à la traîne, etc. Malheureusement, cela n’est pas possible avec cet outil de bureau. Même Project Server dispose d’options de notification minimales.

7. Pas d’indicateurs visuels de suivi

En dehors de la séparation visuelle des tâches terminées, il n’y a aucun moyen d’identifier les tâches dont l’échéance est dépassée ou les tâches qui prennent du retard. Il est impossible pour les gestionnaires de déterminer l’état de leur projet en regardant le diagramme de Gantt. Le gestionnaire de projet peut exécuter un rapport pour trouver les tâches qui ont dépassé leur échéance, mais c’est trop tard. Il n’existe pas de moyen simple de visualiser les tâches qui ne progressent pas comme prévu.

8. Pas de collaboration ou de partage de fichiers

Il n’y a pas de collaboration intégrée. Même dans l’édition Project Server, la collaboration est limitée à l’utilisation des outils Microsoft. Si vous voulez utiliser autre chose, bonne chance !

L’autre grand reproche est que les personnes travaillant sur le projet ne peuvent même pas saisir leur pourcentage de réalisation. Elles doivent envoyer un courriel au responsable, qui doit ensuite trouver la tâche et la mettre à jour. C’est terriblement lent, et le plan est le plus souvent obsolète.

Il n’est pas possible de commenter les tâches ou de télécharger des fichiers. Ce n’est pas ainsi que l’on s’attend à ce que les choses fonctionnent de nos jours.

9. Aucun suivi des problèmes, des risques ou des demandes de changement

Les problèmes, les risques et les demandes de changement sont complexes à mettre en place, notamment parce que vous devez les créer en tant que tâches. Je connais beaucoup de personnes qui utilisent différents systèmes pour les suivre. Le plus courant est d’utiliser MS Excel pour la gestion des risques et des changements et un système de suivi des problèmes pour le suivi des problèmes. Mais cette approche fragmentée est tout simplement problématique et il est dangereux de ne pas avoir une vue d’ensemble. Il n’est pas possible d’accéder à une tâche et de trouver ce qui la bloque ou de regarder un problème et de savoir si la tâche qui lui est associée est critique. Vous avez trois systèmes différents, voire plus, qui ne sont pas reliés entre eux.

10. Pas de tableau de bord. Pas facile de faire des rapports.

Lorsque vous ouvrez un projet, à quoi vous attendez-vous ? Je pense à un bel ensemble de widgets qui vous indiquent l’état actuel du projet, non ? Vous voudriez connaître les tâches qui n’ont pas respecté leur délai, les tâches qui prennent du retard, le statut des tâches critiques, l’avancement des jalons, les problèmes essentiels, les risques non atténués, etc. N’est-ce pas ? Mais dans Microsoft Project, il n’y a pas de moyen facile de le faire. Le reporting, même dans l’offre cloud, est difficile et nécessite des outils supplémentaires comme Power BI.

11. Difficile de travailler avec plusieurs projets

Avec autant de problèmes pour un unique projet, il devient difficile de gérer plusieurs projets simultanément. En particulier lorsqu’il existe des dépendances entre les projets, lorsque les ressources sont partagées entre plusieurs projets ou lorsque des personnes différentes les gèrent.

12. Pas de gestion des ressources

De nos jours, la gestion des effectifs est la principale contrainte, surtout s’ ils travaillent sur plusieurs projets en même temps. La gestion de ces informations par Microsoft Project, et leur consultation rendent difficile de s’assurer que les ressources sont effectivement allouées de manière optimale. De plus, il est pratiquement impossible de penser à modifier les plans des projets sans provoquer de conflits. C’est dommage parce que les données sont présentes mais leur consultation complique l’utilisation de ces données.

13. Pas de portail client

Il n’y a pas de possibilité d’inclure un client dans la gestion d’un projet, de lui donner accès à la consultation de l’avancement des tâches, de l’évolution du budget, du respect des délais… . Certes, le chef de projet peut envoyer un e-mail au client, mais ce n’est pas dans l’air du temps.

Conclusion

Les téléphones Nokia faisaient fureur au début des années 2000, mais ils ont disparu parce que nous avons eu quelque chose de mieux. La situation est la même avec cet outil de bureau. Le temps de Microsoft Project est révolu et l’ère de logiciel dédiés à la gestion de projet a commencé.

Beaucoup d’entre eux offrent des fonctionnalités bien meilleures que Microsoft Project à un prix très raisonnable. Si vous êtes à la recherche d’un outil de gestion de projet, nous vous suggérons, au lieu de suivre le troupeau, d’essayer les outils de gestion de projet modernes telque Clickup, Harpoon ou Paymo. Ces trois logiciels dominent actuellement le marché mais la liste est longue. Tous ces logiciels résolvent tous les problèmes décrits ci-dessus, et proposent des options réellement utiles qui optimisent la planification, le déroulement et le suivi de vos projets.

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